忘年会など大人数の飲み会で新人幹事がやるべきことまとめ!

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飲み会の幹事は新人の仕事であることが多く、新入社員にいきなり幹事を任されたりします。

でもいきなり言われても何をやっていいか分かりませんよね。

先輩から色々なアドバイスをもらい、改善を重ねた結果、忘年会を大成功させることが出来た私が、絶対に外さない飲み会をするために、幹事がやるべきことをまとめておきます。

20-50人程度の飲み会を想定しています。これだけやってればまず外しません。

1にも2にも先輩に聞くことが重要です。

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事前準備編

飲み会は事前準備が勝敗を決めます。ここに注力しましょう。

主賓が出席出来る日程にする

まず最初にやるべきことは日時を決めることです。

会社の飲み会は何かのイベントであることが多いため、基本的には主賓が存在します。

歓迎会、送別会、功労賞など、その飲み会で主役となる人が必ず参加できる日程にしましょう。

そのため、まず主賓全員に日程の候補を提示し、その中から実施日を決めます

あと忘れがちなのですが、一番偉い人も参加できる日にしましょう。

この時点でどこか1日に決めてしまいます。候補が2つか3つ出てきたら役職順に聞いていってベストな日を決めるか、独断で決めてしまいましょう。

主賓と一番偉い人が参加できれば基本的には大丈夫です。

この時に、主賓や偉い人が食べたい物、食べれない物があるかどうか聞けるとベスト

場所を決める

次に場所を決めましょう。この時点で決めるべきは最寄り駅です。

店の予約は日時と人数が決まってからじゃないと出来ません。

いつもどこで飲み会をやっているのかを先輩や上司に聞きましょう。

自分勝手に場所を決めるのは危険です。後から不満げにさすがに◯◯駅は遠いよ〜と言われかねません。(経験済)

どこでも良いよと言われたら、職場の近くで、アクセスが良く、そこそこ飲み屋があるところにしておきましょう。

出欠登録

主賓全員が参加出来る日が決まったら、全体に周知しましょう。

日時、場所(◯◯駅近辺)だけで情報としては十分です。

出来るだけ早めに出欠を取り、答えてくれない人に対しては直接聞きにいきましょう。

店を予約する

だいたいの人数がわかった次点で店を予約します。

いつも行っている店があるのか、どういう基準で選ぶのかを先輩社員に聞いてみましょう。だいたい以下の通り聞けば外さないでしょう。

  • 店は決まっているのか?
  • 予算はいくらか?
  • どういう雰囲気の店?(大衆居酒屋か?おしゃれな店か?)
  • 料理はコースなのか?飲み放題は付けるのか?

以上を聞いてみて、特にこだわりが無いようであれば自分が食べたい物、行きたい店で決めてしまいましょう。

本当にどこでも良ければ、食べログの点数を参考に適当に決めてもいいでしょう。

二次会の店を予約するかどうかは文化によって違うと思います。予約するのであれば大体の参加人数を先輩社員と相談して予想して予約しましょう。

予約しない場合でも、とっさの二次会リクエストに応えられるように、一次会の店の近くで二次会の店の候補を2つか3つ探しておき、電話番号をどこかにメモしておけば安心です。

二次会の場所リストアップは絶対にやっておきましょう。当日テンパるのは本当にみっともないです。(これも経験済)

根回し

先ほども言いましたが、会社の飲み会は何かのイベントであることが多いです。

そのため、乾杯の挨拶や飲み会の途中で一言二言挨拶する人がいます。

この挨拶する人に、前々日までに根回ししておきましょう。この場合根回しとは、「挨拶をしてもらう予定だということを伝えておく」ということです。

飲み会の当日その場で突然話してもらいますと言われても皆困りますし、ほぼ間違いなくグダグダになります。(経験済)

飲み会の大体の流れを作っておき、そこに関係する人に事前に断っておくことです。おそらく飲み会の流れは特に何も無ければ以下の様になるかと思います。

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  1. はじめの挨拶&乾杯の音頭
  2. 歓談
  3. 主賓の挨拶
  4. 歓談
  5. 締めの言葉

この場合は、主賓、はじめの挨拶、締めの言葉を話す人に事前に連絡しておきましょう。

下見

本当に失敗したくない飲み会であれば、必ず下見をしましょう。

余興など出し物をしなければならないのなら、そのようなことが出来るスペースや環境があるのか、店員さんは協力的かなどを調べておきましょう。

下見の際は以下を確認しておけば良いでしょう。

  • 設備(TVやステージ、プロジェクターなど)
  • 座席配置
  • 料理の質
  • 酒の質
  • 店員の態度

その店がランチをやっているのなら、休みの日にランチを食べるついでに行くと良いかと思います。

余談ですが、聞いたところによると、新人の余興に対して上司が事前にレビューする会社とかもあるんですね・・・。

飲み会でよく使う言葉

これは必須ではありませんが、幹事をやるのなら知っておいたら良い言い回しがあります。

便利なので覚えておくと良いです。

  • 乾杯の音頭
  • 宴もたけなわですが
  • 異動される方
  • しばしご歓談ください
  • 一本締め、一丁締め

当日編

事前準備をきちんとしておけば、当日やることはそこまでありません。

参加者名簿を印刷する

当日参加者に増減が無いかを把握するため、参加者名簿を印刷して持参しましょう。

ドタ参、ドタキャンはよくある話です。会計でもめないようにしっかりとメモしておきましょう。

席に案内する

会場についてまず最初にやるべきことは座席への誘導です。これはやってみると分かるのですが、皆すぐには座りません。

偉い方をソファーや奥に案内し、あとは適当に座ってもらいましょう。人数が多ければ多いほど後ろが詰まる原因となるので、頑張ってさっさと座ってもらいましょう。

事前に座席を決めてしまうというのも手です。

もちろんあなたは下座につきましょう。

飲み物を注ぐ

飲み物や食べ物が足りているか、周りに気を配りましょう。

足りて無ければガンガン食べさせ、飲ませましょう。気を配れるやつだと思わせたら勝ちです。

会計

ラストオーダーが終わった次点で会計をしましょう。しれっとトイレに行った帰りにでもすませておきます。

私の職場では基本後日集金なので、当日はカードでサクッと払って終わらせます。

ちなみにこの時、人数分のお冷を頼んだりしたらあなたの株が上がります。

楽しむ

幹事だからといって辛そうな顔をしてはいけません。飲み会は楽しむものです。

楽しくなくても楽しいフリをしておきましょう。ネガティブな雰囲気は伝わるものです。

事後編

終わったらやることは集金だけですね。

会費の決定

会費は基本的に傾斜配分です。逆に、傾斜配分しないと偉い人に対して失礼となります。ありがたく傾斜をつけさせてもらいましょう。

傾斜の目安は一番偉い人を一番下っ端の2倍〜2.5倍程度にすると良いでしょう。その後は基本的に役職ごとに傾斜をかけていきます。1000円刻みで傾斜をかけるとおつりが減って楽ですが、無理そうなら500円刻みで傾斜をかけましょう。

上手く傾斜をかけれないからと言って、自分が他と比較して損してはいけません!

幹事をやっているのだから-500円くらいなら許されます。自分にとって損にならない傾斜配分にしましょう。

おつりを用意しておく

会費が決まれば全体に周知し、回収します。

この際おつりを多めに用意しておきましょう。お釣りが無いと支払いがごたつきます。こんなしょうもないところで、出来ないやつと見られるのは不本意なので、絶対に避けましょう。

まとめ

飲み会って基本的に減点方式なので、悪い評判がすごく立ちやすいんですよね・・・。

自分が好きな店(行ってみたかった店など)を選べたりとか、普段より安く飲めたりとかで良い部分も多いですが準備に苦労するかと思います。

これからも幹事頑張りましょう。

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